沈阳工学院公文处理工作办法
第一章 总 则
第一条 为推进学校公文处理工作科学化、制度化、规范化，进一步提高公文处理工作质量和效率，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）及其他有关规定，结合我校工作实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于学校各单位公文处理工作。
第三条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则，实行统一领导、分级管理。
第五条 学校党政办公室是学校公文处理工作的具体管理机构，按照公文处理的程序和规则，主要负责学校层面的公文处理工作，并指导、督促、检查校内各单位的公文处理工作。
第六条 学校领导和各单位负责人应当高度重视公文处理工作，加强对公文处理工作的组织领导和检查。各单位应有一位负责同志分管公文处理工作，并设专人具体管理本单位日常公文处理工作；各单位主要负责人为本单位公文处理工作第一责任人。
第七条 学校公文含纸质公文和电子公文。全校各单位应当积极推广使用电子公文，促进公文处理工作信息化水平不断提高。除涉密文件外，学校的公文处理工作一般通过智慧沈工进行。
第二章 公文种类
第八条 我校党政公文常用的主要有以下种类：
（一）决议。适用于学校重要会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定。适用于学校对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位及人员、变更或撤销不适当的决定事项。
（三）公告。适用于宣布重要事项或者法定事项。
（四）通告。适用于在学校范围内公布应当遵守或周知的事项。
（五）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（六）通知。适用于发布、传达要求全校各单位或各有关单位执行或周知事项，批转、转发公文。
（七）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（八）报告。适用于学校向上级单位或校内各单位向学校汇报工作、反映情况、回复上级机关的询问等。
（九）请示。适用于向上级单位或校内各单位向学校请求指示、批准。
（十）批复。适用于答复校内各单位的请示事项。
（十一）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十二）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
第三章 公文格式
第九条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、公开属性、页码等组成。
（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。
（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。标注了密级但未标注保密期限的公文，其保密期限按照绝密级30年、机密级20年、秘密级10年认定。
（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
（四）发文单位标志。即公文的版头，由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称。联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，主办单位排列在前，也可以单独用主办单位名称。
（五）发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合发文时，使用主办单位的发文字号。
（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。联合上行文时，按公文版头的排序标注签发人姓名。
（七）标题。对公文主要内容进行准确、简要的概括。一般由发文机构名称、事由和文种组成。
（八）主送单位。公文的主要受理单位，应当使用全称、规范化简称或者同类型单位统称，并按照规范排序。
（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。
（十）附件说明。包括公文附件的顺序号和名称。
（十一）发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。联合发文时，主办单位署名在前，其余发文单位依次排列。
（十二）成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。
（十三）印章。公文中有发文机构署名的，应当加盖发文机构印章，并与署名机构相符。有特定发文单位标志的普发性公文可以不加盖印章。
（十四）附注。公文印发传达范围、使用时注意事项、联系人及联系方式等需要说明的事项。公文如有附注，应当在成文日期和印章之下加圆括号标识。
（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考材料。公文如有附件，应当在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称。印发、批转、转发的公文，应在公文标题和正文中表述，不应在附件中说明。
（十六）抄送单位。指除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位。应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称，并按照规范排序。
（十七）印发单位。公文的送印单位。学校公文的印发单位为党政办公室。
（十八）印发日期。公文的送印日期。
（十九）公开属性。分为主动公开、依申请公开、不予公开三类。
（二十）页码。公文页数顺序号。
第十条 公文中各组成部分的标识规则及排版要求，按照《党政机关公文格式》（中华人民共和国国家标准GB/T9704—2012）执行。
第十一条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。
第十二条 公文用纸幅面采用国际标准A4型（210mm×297mm）。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。
第四章 行文规则
第十三条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。
从严控制公文制发数量。凡属以下情况的，不再制发公文：现行公文仍然适用的；就某项工作已作出部署、有关单位已经明确任务的；已发布领导讲话、印发会议纪要的；可用电话、传真、邮件等其他手段办理的；没有实质性内容、可发可不发的。
从严控制公文制发规格。单位职责范围内的常规工作、事项，可以单位名义发布通知的，不以学校名义行文；学校管理中综合协调的事务，可以党政办公室名义行文的，不以学校名义行文。通过网络公开发布的公文，不再下发纸质公文。从严控制以会议名义突击制发公文。
第十四条 校党委以“中共沈阳工学院委员会”、校行政以“沈阳工学院”名义对上、对下或对外行文，必要时学校党政可以联合行文。属于党委、行政各自职权范围内的工作，不得联合行文。
第十五条 学校内设机构除党政办公室以外不得以学校名义对外正式行文。
第十六条 中共沈阳工学院纪律检查委员会按照工作职责可以向校内各单位行文。沈阳工学院工会委员会和共青团沈阳工学院委员会根据各自所属群团组织内的有关规定行文。
第十七条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的单位。
第十八条 向上级单位行文为上行文，一般用请示、报告等文种，应当遵循以下规则：
（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级单位，不抄送下级单位。
（二）以学校党委、行政名义向上级单位请示、报告重大事项，反馈重要意见，应当经学校党委、行政领导同意或者授权，相关部门提出拟办意见并报分管校领导或主要校领导审批后，党政办公室统一编号行文。
（三）请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
（四）除上级单位领导直接交办的事项外，原则上不以学校名义向上级机关领导同志个人报送公文，原则上不以校领导个人名义向上级单位及领导同志报送公文。
（五）拟请上级单位领导同志出席学校重大活动并讲话时，一般在报送请示的同时附上经学校分管校领导审核过的讲话代拟稿。落实上级单位领导同志批示的情况报告，应当附领导同志批示复印件。
第十九条 以校党委和行政的名义向校内各单位发布的公文，以及党政办公室根据校党委和行政授权向校内各单位的行文为下行文，一般多用通知、通报、意见、决定、批复等文种，应当遵循以下规则：
（一）主送受理单位，根据需要抄送相关单位。
（二）根据学校党委和行政的工作部署，可以党政办公室名义转发、转批公文；党政办公室根据学校党委、行政授权，可以向校内各分党委（总支）、各单位行文，并在文中注明经学校党委或行政同意。校内其他单位不能制发文件式公文，不能发布指令性公文和政策性公文。
（三）以学校名义下发的公文，涉及多个单位职权范围内的事务应协商并会签，单位之间未协商一致的，不得擅自行文。
第二十条 同级或者不相隶属的单位之间行文为平行文，一般用函等文种。
第五章 发文办理
第二十一条 发文办理主要包括公文的起草、审核、签发、复核、印制、核发等程序。
第二十二条 公文起草应当做到：
（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。
（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。
（四）文种正确，格式规范。人名、地名、时间、数字、段落顺序和引文等准确；文字、数字、计量单位、标点符号和层次序数等用法规范；引用公文应当先引标题，后引发文字号。
（五）公文涉及其他有关单位职权范围内的事项，起草单位必须主动与有关单位协商会签，征求意见，力求达成一致。
（六）各单位要高度重视公文起草工作，不断提高公文起草水平；单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。
（七）公文的信息公开属性、涉密公文密级和保密期限的确定，起草单位应当提出初步意见。
（八）涉密公文的草拟，必须在符合保密管理要求的涉密计算机上处理，并按有关要求采取保密措施。
（九）起草规章制度和规范性文件时，应当按照学校规章制度管理办法有关要求执行。
第二十三条 严格实行单位负责人审核公文制度。校内各单位报请审批的公文，应由单位负责人审核把关，各单位报送公文，须在对应的发文审批单或校内请示、报告处理单上由单位主要负责人签署意见，如涉及多个单位需请相关单位主要负责人会签，手续齐全后及时报党政办公室审核、流转（一般不少于5个工作日，急件需至少提前2个工作日报送）。公文中如有涉法事务，应报送学校法律事务中心进行合法性审查，由该机构出具相应的法律意见。涉密公文应报送学校保密工作机构进行定密审核。
第二十四条 公文一般不允许越级报送、多头分送或者横传直送，防止出现重复批示或错漏等混乱现象。校领导一般不直接接受校内各单位报送的公文。少数涉及干部人事、纪检监察或者紧急重大事项的，业务部门可以按照公文运转规则由专人直送。情况紧急确需分送的，应当注明分送情况。
第二十五条 各学院报送学校和有关校领导的请示、报告，应根据公文涉及具体事项附上相关业务主管职能部门的会签意见。相关职能部门转呈学院或相关单位的请示报告应先提出拟办意见，不得原文批转。
第二十六条 公文文稿由党政办公室进行审核。审核的重点是：
（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。
（二）内容是否符合法律法规及有关规定；是否完整准确体现发文单位意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。
（三）涉及其他有关单位职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
（四）重要公文文稿是否按照有关规定经有关会议审议。
（五）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确规范；文字、数字、计量单位、标点符号和层次序数等用法是否规范；公开属性是否标注准确；密级确定是否符合有关规定；附件是否齐备、题目是否一致。
（六）公文主题是否鲜明、材料是否真实、判断是否正确、内容是否完整、结构是否严谨、语言是否庄重、用词是否规范。
第二十七条 经审核符合报批要求的公文，由党政办公室按程序报批。经审核不宜制发的公文文稿应予以退回；对于不符合发文格式和程序、行文逻辑混乱的文稿应退回拟文单位重拟；审核后认为符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的应提出修改意见，由拟文单位修改后重新报送。
第二十八条 党政办公室对校内各单位报送的拟印发公文应及时审核、报批。普通公文审核期限一般不超过2个工作日。紧急公文需由起草单位负责人签署紧急办理要求及理由后报党政办公室审核，审核期限一般不超过1天。特殊、特急公文应当及时审核。
校领导和党政办公室负责人对报请批示的各类公文，要及时批阅。需要2位校领导及以下批示的公文，一般不超过3个工作日；需要3位校领导及以上批示的公文，一般不超过5个工作日；紧急公文应及时批阅。对有具体请示事项的，主批人应明确签署意见、姓名和审批日期；没有请示事项的，圈阅或签名表示已阅知。
第二十九条 重要公文和上行文由校党委书记或校长签发；涉及某一方面工作的公文，由分管校领导签发。党政办公室根据学校授权制发的公文，由党政办公室负责人签发，或者报请分管校领导签发。纪要原则上由召集会议的校领导（主持人）签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署部门的负责人会签。
第三十条 审签和修改公文应当使用钢笔、毛笔和碳素、蓝黑墨水，不得使用铅笔、圆珠笔和纯蓝、红色墨水等。审批、修改时应当在公文纸左侧留出装订位置。电子公文运转中采用的网上签批、电子签章等方式同样有效。
第三十一条 以学校党政名义制发的公文，由学校领导签批后，还需经过以下程序：
（一）复核校对。文件制发前党政办公室对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核、登记编号；按照“谁拟稿、谁校对”的原则，公文正式印制前拟文主办单位必须对公文清样稿认真校对，并承担相应责任。文稿内容原则上不再改动，特殊情况需作实质性修改的，应当报原签批人复审。
（二）印制核发。以学校名义印发的公文及函件由党政办公室印制。公文印制要严格履行校对、制版、印刷、装订等程序，确保公文印制质量和时效。印制涉密公文应当使用符合保密要求的设备，并在符合保密要求的场所进行。确认格式和印刷质量无误后，根据工作需要和文件属性予以分发。涉密公文由专门机要、涉密人员进行传递；除上行文、涉密公文以及不予公开的公文以外，其他公文印发后由党政办公室负责在智慧沈工发布。
第六章 收文办理
第三十二条 收文主要指学校上级单位来文、平行单位来文和校内单位请示、报告等以学校为收文单位的各类文件。收文办理的程序是：
（一）签收。收文单位为学校的各类文件须经党政办公室统一签收、登记、审核并组织运转。由校外单位直接寄送学校各单位的公文，参加会议带回的上级单位文件，以及通过网络平台、传真等方式接收的公文，凡接收对象为学校党委和行政的，或接收对象为职能部门但内容涉及重要专项业务的，须及时送达党政办公室，由党政办公室按照收文程序处理，并对收到的公文逐件清点，核对无误后签字或者盖章，注明签收时间。
（二）登记。对收到的公文进行分类，并对公文的主要信息和办理情况进行详细登记。登记内容包括收文日期、发文字号、公文标题、密级或公开属性、紧急程度、公文份数、经办人等。对于紧急公文应当在登记后的第一时间通知党政办公室负责人进入批办程序。
（三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当办理；是否已经办理。
（四）批办。阅知性公文由党政办公室负责人根据公文内容、要求和工作需要，合理确定分送范围；凡标注印发传达范围的，原则上不得超过规定的范围分送。密件按照保密规定办理。批办性公文由党政办公室负责人按照工作分工和业务职能，批请学校领导阅示或相关单位办理。属于重要政策和重大事项的公文，批呈学校主要领导、主持工作的校领导批示；属于某一方面工作的公文，批呈分管校领导阅示；属于一般性函件，可直接批转有关单位办理；需要两个以上单位办理的，应当明确主办单位。紧急公文应当明确办理时限。
（五）传阅。学校领导批办公文后，应将公文及《办文处理专用单》退回党政办公室。由党政办公室负责根据领导批示和工作需要，将公文及批办意见送达传阅对象或承办单位。阅知性公文一般按照学校领导职务排序从前向后传阅，批办性公文一般按照“先牵头负责人、后相关负责人”的顺序传批。学校领导之间不得互相转送文件。除特殊情况外，学校领导不受理未经党政办公室负责人呈送的公文。党政办公室办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延传。
（六）承办。党政办公室根据校领导批示和工作需要将公文及时送达承办单位办理。承办单位对交办的公文有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕，严禁积压延误、错办漏办。承办单位如发现错转或错批，应及时将公文退还党政办公室，不得擅自转送其他单位。
（七）催办。党政办公室应当及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办单位按期办结。对紧急或者重要公文应当及时催办，对一般公文应当定期催办。
（八）办结。承办单位应当及时将公文的办理结果答复来文单位，并根据需要告知相关单位。办理完毕，承办单位应在收文处理单的落实情况中写明办理情况与结果，签署姓名与日期，并将来文及有关资料返回至党政办公室。
第七章 公文归档
第三十三条 公文办理完毕后，应当及时归档。需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及学校档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。个人不得保存应当归档的公文。2个以上单位联合办理的公文，原件由主办单位归档，相关单位保存复制件。单位负责人兼任其他单位职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职单位归档。
第八章 公文管理
第三十四条 学校各单位应当贯彻执行学校公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。
第三十五条 涉密单位要按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。有关单位在拟制涉密公文时，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。公文密级的确定、变更和解除，由学校保密工作机构负责。
第三十六条 公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行；需要变更的，应当经发文单位批准。
第三十七条 严格落实涉密公文保密管理有关规定。绝密级公文不得复制、汇编。复制、汇编机密级、秘密级公文，应当到学校保密工作机构履行审批手续，复制、汇编的公文视同原件管理；复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级和保密期限按照编入公文的最高密级和最长保密期限标注。
第三十八条 公文的撤销和废止，由发文单位、上级单位根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。各单位应当根据情况变化及时废止文件。
第三十九条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关保密规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第四十条 校内机构合并时，全部公文应当随之合并管理；机构撤销时，需要归档的公文经整理（立卷）后按照有关规定移交学校档案管理部门。工作人员离岗离职时，所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第四十一条 新设立的校内机构应当向党政办公室提出发文立户申请，经审查符合条件的，明确其发文字号。机构合并或者撤销时，发文字号相应进行调整。
第九章 附 则
第四十二条 校内各单位公文处理工作，可以遵照本办法执行。
第四十三条 本办法由党政办公室负责解释。
第四十四条 本办法从2022年4月20日起执行。原《沈阳工学院公文处理工作办法》（沈工院部发〔2017〕1号）同时废止。
2013年9月制定；
2014年10月第一次修订；
2017年3月第二次修订；
2022年4月第三次修订。