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行政工作部

沈阳工学院会议室、接待室使用管理规定


沈阳工学院会议室、接待室使用管理规定

为进一步加强会议室和接待室的使用管理,规范使用流程,充分发挥其作用,提高利用率,更好的为学校各类会议、文化活动等提供服务,行政工作部对相关使用流程进行明确规范,特作如下规定:

1.行政工作部负责会议室和接待室的统筹安排,并负责室内设备、物品和易耗用品的管理与添置等工作。本规定所指会议室为:图书馆的604室、705室、706室;接待室为图书馆703室。

2.图书馆604会议室:可容纳36人,主要用于召开学校重要会议、专项工作部署会议;图书馆705会议室:可容纳10人,主要用于院长召集的各类会议;图书馆706会议室:可容纳40人,主要用于接待上级领导专家(贵宾)调研以及合作单位领导来访等重要会议;图书馆703接待室:主要用于校领导接待校外来宾,一般不作校内会议、座谈和报告之用。

3.学校每周会表安排的会议和接待优先举办,会表之外需提出申请,遵循“先申请先使用、谁使用谁负责”的原则,使用单位通过0A填写“会议室使用申请表”,提前三天向行政工作部提出申请,办理使用审批手续。

4.会议室和接待室的使用需遵循“先登记先使用,先紧急后一般,先全校后部门”的原则。如遇特殊情况,由行政工作部按照轻重缓急统一协调安排。

5.凡需使用会议室或接待室的承办部门,包括学校每周会表安排的会议和接待,需提前一天与行政工作部相关负责人对接,确定所需设备、物品等,并在使用前预留充足时间布置会议室或接待室,所需用品在行政工作部领取后登记。

6.使用单位需派专人负责使用期间的管理及安全工作,做到禁止吸烟,注意防火,遵守公德,讲究卫生。

7.使用单位要爱护并节约会议室和接待室内物品,不得擅自改变室内设备、设施等位置,不得擅自开关音响等贵重电器设备,以免损坏。如有需要提前联系行政工作部相关负责人。

8.每次会议或接待结束后,使用单位要整理桌椅、打扫卫生、切断电源、关好空调、灯具和门窗等,将室内恢复原貌,并及时通知行政工作部相关负责人,一起核对、检查室内各类设备,无误后方可离开会场。如损坏、丢失物品,由使用单位负责照价赔偿。


 

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